Có một điều mà khách hàng ít khi nhìn thấy khi đến văn phòng hay nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ tư vấn: phía sau mỗi cuộc trao đổi là cả một quá trình học hỏi và cập nhật kiến thức diễn ra liên tục.
Trong lĩnh vực visa và dịch vụ hỗ trợ hành trình quốc tế, thông tin luôn thay đổi. Quy định của từng quốc gia có thể được điều chỉnh, yêu cầu hồ sơ có thể cập nhật theo từng thời điểm và mỗi trường hợp của khách hàng lại có những điểm khác biệt. Chính vì vậy, tại Tam Duc Global – Global Visa TDC, đào tạo nội bộ không phải là một hoạt động mang tính hình thức mà đã trở thành một phần trong văn hóa doanh nghiệp.
Đó là khoảng thời gian để cả đội cùng học, cùng chia sẻ và cùng nhắc nhau rằng, muốn đồng hành tốt với khách hàng thì trước hết phải không ngừng hoàn thiện chính mình.
Không cần một hội trường lớn hay những bài thuyết trình cầu kỳ.
Buổi đào tạo nội bộ thường diễn ra ngay tại văn phòng, với một màn hình trình chiếu, vài cuốn sổ ghi chép và tinh thần sẵn sàng học hỏi của cả đội.
Có tuần, nội dung xoay quanh việc cập nhật những thay đổi trong quy trình xét duyệt hồ sơ của một số quốc gia.
Có tuần, mọi người cùng phân tích những tình huống thực tế đã gặp trong quá trình hỗ trợ khách hàng.
Cũng có những buổi, Founder chia sẻ kinh nghiệm từ các chuyến công tác, những lần làm việc với đối tác quốc tế hoặc những bài học rút ra sau hơn 40 quốc gia đã từng đặt chân đến.
Mỗi buổi học đều khác nhau, nhưng điểm chung là tất cả đều hướng đến một mục tiêu: giúp đội ngũ phục vụ khách hàng tốt hơn mỗi ngày.
Một trong những điều được nhắc đến nhiều nhất trong các buổi đào tạo là không nên chủ quan với kinh nghiệm của bản thân.
Một chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm vẫn có thể học được điều mới từ đồng nghiệp.
Một nhân sự mới đôi khi lại đặt ra những câu hỏi giúp cả nhóm nhìn vấn đề theo một góc độ khác.
Không có khoảng cách giữa người chia sẻ và người lắng nghe.
Mọi người đều có quyền đặt câu hỏi.
Đều có quyền tranh luận.
Đều có quyền đưa ra quan điểm của mình dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau.
Chính điều đó tạo nên một môi trường làm việc cởi mở, nơi việc học không còn là áp lực mà trở thành động lực phát triển.
Một nội dung quen thuộc trong các buổi đào tạo là cùng nhau đánh giá hồ sơ visa.
Thay vì chỉ nhìn vào danh sách giấy tờ, cả đội sẽ cùng phân tích:
Mục đích chuyến đi đã được thể hiện rõ chưa?
Thông tin giữa các giấy tờ đã thống nhất chưa?
Có điểm nào cần giải thích thêm để hồ sơ dễ hiểu hơn?
Nếu là khách hàng, liệu mình có còn điều gì băn khoăn sau buổi tư vấn?
Việc cùng nhau phân tích không nhằm tìm lỗi của đồng nghiệp.
Mục tiêu lớn hơn là học cách nhìn một bộ hồ sơ dưới nhiều góc độ khác nhau, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp và minh bạch hơn.
Không phải câu chuyện nào trong buổi đào tạo cũng kết thúc bằng thành công.
Đội ngũ cũng dành thời gian nhìn lại những trường hợp còn nhiều bài học.
Có hồ sơ cần bổ sung thêm giấy tờ vì khách hàng chưa chuẩn bị đầy đủ.
Có những cuộc tư vấn kéo dài hơn dự kiến vì cần giải thích kỹ quy định mới.
Có những kế hoạch phải điều chỉnh để phù hợp với điều kiện thực tế của khách hàng.
Thay vì né tránh, mọi người cùng phân tích nguyên nhân, tìm cách cải thiện quy trình và chia sẻ kinh nghiệm để những tình huống tương tự được xử lý tốt hơn trong tương lai.
Chính sự thẳng thắn ấy giúp văn hóa học hỏi tại Tam Duc Global luôn giữ được tính thực tế và chân thành.
Đào tạo nội bộ không chỉ để nâng cao chuyên môn.
Quan trọng hơn, đó là cách doanh nghiệp xây dựng văn hóa.
Một văn hóa luôn khuyến khích mỗi người đặt câu hỏi.
Luôn sẵn sàng tiếp nhận ý kiến đóng góp.
Luôn coi việc học là hành trình không có điểm kết thúc.
Trong một lĩnh vực liên quan đến nhiều quy định và sự thay đổi như visa, việc cập nhật liên tục không chỉ là trách nhiệm với công việc mà còn là trách nhiệm với niềm tin của khách hàng.
Bởi phía sau mỗi bộ hồ sơ luôn là những kế hoạch, ước mơ và kỳ vọng rất lớn.
Founder Duc Tran từng chia sẻ:
"Điều tôi mong muốn không phải là xây dựng một đội ngũ biết trả lời mọi câu hỏi ngay lập tức. Điều tôi mong muốn là một đội ngũ luôn sẵn sàng học, sẵn sàng lắng nghe và không ngừng hoàn thiện để đưa ra những tư vấn có trách nhiệm nhất."
Triết lý ấy cũng phản ánh định hướng của Tam Duc Global ngay từ những ngày đầu thành lập.
Một doanh nghiệp phát triển bền vững không phải vì biết nhiều hơn người khác, mà vì luôn giữ được tinh thần học hỏi và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ.
Đối với Tam Duc Global – Global Visa TDC, mỗi buổi đào tạo nội bộ không chỉ là một lịch làm việc được đánh dấu trên bảng kế hoạch.
Đó là lời nhắc rằng, phía sau mỗi hành trình quốc tế thành công là rất nhiều giờ học, rất nhiều lần trao đổi và rất nhiều nỗ lực cải thiện của cả một tập thể.
Chúng tôi tin rằng, khi đội ngũ không ngừng phát triển, khách hàng cũng sẽ nhận được sự đồng hành tốt hơn.
Và khi mỗi người Việt được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho hành trình quốc tế của mình, họ sẽ có thêm sự tự tin để khám phá, học hỏi và trưởng thành.
Đó cũng chính là điều Tam Duc Global luôn hướng đến: không chỉ hỗ trợ thủ tục, mà còn góp phần giúp người Việt tự tin bước ra thế giới, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tinh thần minh bạch và một người bạn đồng hành đáng tin cậy trên mỗi chặng đường.
Đào tạo giúp đội ngũ cập nhật kiến thức mới, chia sẻ kinh nghiệm thực tế và nâng cao chất lượng tư vấn trong bối cảnh chính sách visa luôn thay đổi.
Đánh giá hồ sơ giúp xác định điểm mạnh, điểm cần bổ sung và xây dựng phương án chuẩn bị phù hợp với từng khách hàng, trên tinh thần trung thực và đúng mục đích.
Thông qua tinh thần học hỏi liên tục, sự tận tâm trong từng công việc, tính minh bạch trong tư vấn và cam kết đồng hành cùng khách hàng trước, trong và sau mỗi hành trình quốc tế.
