Visa liên quan trực tiếp đến kế hoạch, thời gian, tài chính và nhiều mục tiêu quan trọng trong cuộc sống. Đó có thể là chuyến thăm người thân sau nhiều năm xa cách, một kỳ nghỉ đã được chuẩn bị từ lâu, một hội nghị quốc tế, cuộc gặp đối tác hay một sự kiện gia đình. Vì vậy, trước khi sử dụng dịch vụ visa, khách hàng thường muốn nhận được một câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi: “Hồ sơ của tôi có đậu không?”.
Nhu cầu tìm kiếm sự chắc chắn là hoàn toàn dễ hiểu. Tuy nhiên, vấn đề xuất hiện khi sự chắc chắn đó được chuyển thành kỳ vọng rằng một công ty dịch vụ có thể kiểm soát kết quả vốn thuộc thẩm quyền của cơ quan xét duyệt. Theo quan điểm của Global Visa TDC, một đơn vị tư vấn visa uy tín không nên tạo niềm tin bằng những lời hứa vượt quá phạm vi mình có thể kiểm soát. Giá trị của tư vấn phải nằm ở việc giúp khách hàng nhìn rõ cơ hội, nhận diện rủi ro và chuẩn bị hồ sơ tốt hơn trước khi đưa ra quyết định.
Duc Tran, Founder & CEO Tam Duc Global – Global Visa TDC, chia sẻ: “Tôi cho rằng uy tín không nằm ở việc nói điều khách hàng muốn nghe. Uy tín nằm ở việc nói đúng những gì chúng ta có thể làm, những gì chúng ta không thể kiểm soát và những rủi ro khách hàng cần biết trước khi quyết định”.
Quan điểm này cũng là một trong những nguyên tắc mà Global Visa TDC theo đuổi trong hoạt động tư vấn. Một đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ phân tích hồ sơ, hướng dẫn tài liệu, phát hiện những điểm chưa nhất quán, chuẩn bị biểu mẫu và giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quá trình nộp hồ sơ. Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn thuộc về cơ quan có thẩm quyền của quốc gia tiếp nhận hồ sơ. Hai vai trò này cần được phân biệt rõ để khách hàng có kỳ vọng phù hợp ngay từ đầu.
Nếu không thể bán một “kết quả chắc chắn”, câu hỏi đặt ra là một dịch vụ visa chuyên nghiệp thực sự mang lại điều gì cho khách hàng. Theo Global Visa TDC, giá trị không nằm ở một câu cam kết ngắn gọn, mà nằm trong toàn bộ chất lượng của quá trình tư vấn và chuẩn bị hồ sơ.
Trước hết là khả năng đánh giá. Khách hàng cần được giúp nhận diện đâu là điểm mạnh, đâu là vấn đề cần lưu ý và những yếu tố nào có thể tạo ra rủi ro trong hồ sơ. Sau bước đánh giá là chiến lược: hồ sơ cần được xây dựng và trình bày như thế nào để phản ánh đúng hoàn cảnh, năng lực tài chính, công việc cũng như mục đích chuyến đi của người nộp đơn.
Tính chính xác cũng là một phần không thể xem nhẹ. Những thông tin mâu thuẫn, khai báo thiếu nhất quán hoặc tài liệu không phản ánh đúng thực tế đều có thể tạo ra những rủi ro không cần thiết. Vì vậy, một dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ “làm giấy tờ thay khách hàng”, mà còn cần giúp khách hàng hiểu mình đang khai báo điều gì, thông tin nào đang được sử dụng và vì sao chúng cần xuất hiện trong hồ sơ.
Cuối cùng là yếu tố đồng hành. Một hành trình quốc tế không kết thúc ở thời điểm bộ hồ sơ được nộp, thậm chí cũng không kết thúc ở thời điểm visa được cấp. Với Global Visa TDC, đó là lý do thương hiệu hướng tới vai trò rộng hơn một đơn vị xử lý giấy tờ: đồng hành cùng khách hàng trước, trong và sau những bước đầu tiên của hành trình quốc tế.
Một trong những vấn đề của những lời hứa quá mạnh là chúng có thể khiến khách hàng giảm mức độ chủ động trong việc tìm hiểu hồ sơ của chính mình. Khi được nghe rằng kết quả gần như chắc chắn, người nộp đơn rất dễ mặc định rằng hồ sơ đã “ổn”, không cần tìm hiểu kỹ hơn và cũng không cần đặt thêm những câu hỏi về các điểm yếu hoặc rủi ro.
Theo Global Visa TDC, một quá trình tư vấn tốt cần tạo ra hiệu ứng ngược lại. Sau khi được tư vấn, khách hàng nên hiểu hồ sơ của mình rõ hơn trước: mình có lợi thế gì, những điểm nào cần được giải thích, yếu tố nào có thể cải thiện và đâu là những điều không thể thay đổi chỉ bằng việc bổ sung thêm giấy tờ.
Minh bạch không có nghĩa là làm khách hàng lo lắng hơn. Ngược lại, minh bạch giúp người nộp đơn ra quyết định dựa trên thông tin thực tế thay vì kỳ vọng được tạo ra từ những lời quảng cáo.
Đây là một phần quan trọng trong triết lý tư vấn của Duc Tran. Theo anh, không phải khách hàng nào tìm đến Global Visa TDC cũng nên được khuyến khích nộp hồ sơ ngay lập tức. Trong một số trường hợp, lựa chọn có trách nhiệm hơn có thể là chờ thêm một thời gian, củng cố hồ sơ, làm rõ dòng tài chính, điều chỉnh kế hoạch chuyến đi hoặc đánh giá lại mục đích và điểm đến.
Về mặt kinh doanh ngắn hạn, một lời khuyên như vậy có thể đồng nghĩa với việc chưa phát sinh doanh thu. Nhưng ở góc nhìn dài hạn, điều doanh nghiệp xây dựng được là niềm tin. Đây cũng là một phần trong triết lý mà Global Visa TDC theo đuổi: niềm tin bền vững có giá trị hơn một giao dịch nhanh.
“Tôi không tin rằng mọi khách hàng đều cần nộp hồ sơ ngay. Có những trường hợp lời khuyên có trách nhiệm nhất là nên chờ, chuẩn bị thêm hoặc thay đổi chiến lược. Vai trò của người tư vấn không phải thúc đẩy khách hàng ký hợp đồng bằng mọi giá, mà là giúp họ nhìn đúng tình trạng của mình”, Duc Tran cho biết.
Cách tiếp cận này cũng phản ánh định hướng dài hạn của Tam Duc Global – Global Visa TDC: xây dựng mối quan hệ với khách hàng dựa trên sự đồng hành thay vì chỉ hoàn thành một giao dịch dịch vụ.
Trong nhiều ngành dịch vụ, khách hàng thường cảm thấy yên tâm hơn khi nhận được những câu trả lời tích cực. Tuy nhiên, đối với một lĩnh vực có nhiều yếu tố phụ thuộc vào hoàn cảnh cá nhân và quyết định của cơ quan xét duyệt như visa, chuyên môn đôi khi lại thể hiện rõ nhất ở khả năng nói những điều khách hàng chưa chắc muốn nghe.
Đó có thể là nhận định rằng hồ sơ hiện tại vẫn có rủi ro, một thông tin chưa đủ rõ, một phương án chưa phù hợp hoặc người nộp đơn cần chuẩn bị thêm trước khi tiến hành. Trong một số trường hợp, chuyên gia thậm chí cần đưa ra khuyến nghị rằng thời điểm hiện tại chưa phải lúc phù hợp để nộp hồ sơ.
Đây không phải là sự bi quan, mà là quản trị kỳ vọng. Khách hàng càng hiểu đúng tình trạng hồ sơ, họ càng có cơ sở để đưa ra quyết định chủ động thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào lời cam kết của đơn vị dịch vụ.
Thị trường dịch vụ visa hiện nay có nhiều mức giá khác nhau, và việc khách hàng so sánh chi phí trước khi lựa chọn là điều bình thường. Tuy nhiên, theo Global Visa TDC, không thể đánh giá chất lượng của một dịch vụ chỉ dựa trên việc mức phí là thấp hay cao.
Điều cần được xem xét là khách hàng thực sự nhận được phạm vi hỗ trợ nào, ai chịu trách nhiệm đánh giá hồ sơ, mức độ cá nhân hóa đến đâu, những rủi ro có được giải thích rõ hay không và đơn vị dịch vụ có tiếp tục hỗ trợ trong những giai đoạn tiếp theo của hành trình hay không. Quan trọng hơn, phạm vi trách nhiệm và những giới hạn của dịch vụ cần được trao đổi minh bạch từ đầu.
Một dịch vụ có mức phí thấp nhưng đáp ứng đúng nhu cầu vẫn có thể là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, một dịch vụ cao cấp chỉ thực sự có giá trị khi khách hàng nhận được chất lượng tư vấn, chăm sóc và trải nghiệm tương xứng. Vì vậy, Global Visa TDC không cho rằng khách hàng luôn phải lựa chọn dịch vụ đắt nhất. Điều quan trọng là lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu và đặc điểm hồ sơ của mình.
Một trong những câu hỏi đáng để khách hàng đặt ra khi lựa chọn công ty visa là: “Nếu hồ sơ của tôi chưa tốt, đơn vị này có sẵn sàng nói thẳng với tôi hay không?”.
Đây là một phép thử tương đối đơn giản nhưng phản ánh khá rõ triết lý của đơn vị tư vấn. Một doanh nghiệp chỉ tập trung vào giao dịch có thể có động lực đưa ra câu trả lời tích cực để khách hàng nhanh chóng sử dụng dịch vụ. Trong khi đó, một đơn vị coi trọng quan hệ dài hạn cần giúp khách hàng hiểu đúng tình trạng trước khi quyết định.
Khách hàng cũng nên quan sát cách đơn vị tư vấn xử lý những câu hỏi khó. Họ có giải thích rõ những điểm chưa chắc chắn không? Có phân biệt giữa kinh nghiệm xử lý hồ sơ và quy định chính thức hay không? Có nói rõ điều gì thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị dịch vụ và điều gì thuộc quyền quyết định của cơ quan xét duyệt?
Những tín hiệu này đôi khi đáng giá hơn rất nhiều so với một khẩu hiệu quảng cáo hấp dẫn.
Global Visa TDC không định hướng xây dựng thương hiệu bằng việc khiến khách hàng tin rằng doanh nghiệp có thể kiểm soát tất cả các yếu tố trong quá trình xin visa. Ngược lại, chúng tôi cho rằng sự chuyên nghiệp bắt đầu từ việc nói rõ đâu là phần công việc mình có thể chịu trách nhiệm và đâu là phần quyết định thuộc về cơ quan có thẩm quyền.
Uy tín không có nghĩa là xóa bỏ mọi yếu tố bất định. Uy tín là khi khách hàng hiểu rõ những giới hạn đó nhưng vẫn cảm thấy đủ tin tưởng để lựa chọn một đơn vị đồng hành cùng mình.
Đây cũng là lý do Global Visa TDC không muốn chỉ được nhìn nhận như một nơi xử lý hồ sơ visa. Thương hiệu hướng tới vai trò Global Growth Companion for Vietnamese – người đồng hành trên hành trình phát triển toàn cầu của người Việt, trong đó visa chỉ là một cánh cửa đầu tiên.
Một dịch vụ visa tốt không nên khiến khách hàng phụ thuộc nhiều hơn vào đơn vị tư vấn. Ngược lại, sau mỗi quá trình làm việc, khách hàng nên hiểu hồ sơ của mình hơn, hiểu hành trình của mình hơn và có khả năng đưa ra những quyết định quốc tế tự tin hơn.
Đó cũng là cách Tam Duc Global – Global Visa TDC lựa chọn xây dựng uy tín: không bằng một lời hứa “bao đậu”, mà bằng sự minh bạch, chuyên môn, trách nhiệm và khả năng đồng hành lâu dài.
Duc Tran, MBA là Founder & CEO của Tam Duc Global – Global Visa TDC, đồng thời được định vị là Global Growth Advocate for Vietnamese – Người kiến tạo và đồng hành trên hành trình phát triển toàn cầu của người Việt.
Anh có nền tảng nghề nghiệp đa ngành, từ môi trường doanh nghiệp quốc tế, tài chính, marketing, vận hành điều hành, bất động sản, quản trị quan hệ khách hàng đến investment migration và global mobility. Bên cạnh kinh nghiệm nghề nghiệp, Duc Tran đã có trải nghiệm thực tế tại hơn 40 quốc gia, qua đó hình thành quan điểm rằng trải nghiệm quốc tế không chỉ mở rộng cơ hội di chuyển mà còn góp phần phát triển tư duy, năng lực và sự tự tin của người Việt.
Duc Tran xây dựng Global Visa TDC trên bốn giá trị cốt lõi Inspiration – Dedication – Companionship – Credibility, với định hướng ưu tiên sự minh bạch, lợi ích dài hạn của khách hàng và niềm tin bền vững hơn những cam kết bán hàng ngắn hạn.
Xem toàn bộ thư viện
